Tu presupuesto puede funcionar como un contrato

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¿Cuántas veces te han pedido descuentos en algún proyecto sin ningún motivo aparente? ¿Alguna vez un cliente se ha rehusado a firmar un contrato de trabajo? ¿Te han cuestionado por qué pides un adelanto? Aunque parece que estamos pisando terrenos cada vez más maduros, no son muchos los clientes que entienden a la perfección el rol del diseñador gráfico dentro de su empresa. Eso se nota al momento de negociar cualquier proyecto.

«¿Qué pasa si lo que me entregas no me gusta?, ¿me devuelves mi dinero?, ¿me entregas más propuestas?», son algunas de las preguntas más comunes que nos hacen los clientes que desconocen el potencial que un diseño, por ello es que se rehusan a firmar contratos y dar adelantos.

Existen algunas tácticas que se pueden emplear para formalizar un proyecto. Un presupuesto es la mejor herramienta para convertirla en un contrato que nos dé certeza de estar pisando tierra firme tanto para nosotros como para el cliente. Puede ser tan efectiva, que en proyectos de pequeña o mediana envergadura nos sirve para comenzar a trabajar, el secreto está en las observaciones que solemos colocar al final del costo.

Quizá tu cliente encuentre mucho más amigable firmar de autorizado un presupuesto, por ello, lo que coloquemos en él será crucial en el momento de llegar a un acuerdo sobre los aspectos más básicos de nuestro trabajo. Solo procura cumplir con estos tres requisitos:

Uno: Haz que las letras chiquitas sean pocas y grandes
La naturaleza de que un contrato tenga una serie de observaciones legales interminables lo único que provoca es que no las leamos ni prestemos atención. Lo vemos muy comunmente cuando compramos un teléfono celular. Con letra de 5 puntos, en cinco columnas y con terminología aburridamente legal, es prácticamente cero el porcentaje de la población que se detiene a leerlo completo antes de firmarlo (y cuando llamamos para hacer cualquier aclaración el operador nos dice: «Es que no se puede, está en su contrato»). Por ello, lo primero que debemos hacer al redactar los términos legales de cualquier presupuesto es usar el poder de concreción e ir directamente al grano, ello nos permitirá cubrir los aspectos más esenciales.

Dos: Sencillez y target=”_blank”>legalidad ante todo
Seguramente y esperamos sean muchos los presupuestos que vas a firmar en tu vida, así que redacta en un documento todos aquellos que te van a servir, con un lenguaje sencillo y dáselo a un abogado para que les eche un ojo. Posteriormente podrás usar solo los que apliquen en determinados casos.

Tres: Debe ser proteccionista para ambas partes, no ventajoso
Ninguno de los dos debe sentirse en desventaja. El secreto está en el lenguaje, por ello, cuida mucho tus palabras para que el cliente también pueda percibir la garantía de que su dinero estará invertido en un proyecto seguro.

Los puntos básicos que debe tener tu presupuesto

A continuación te presento un ejemplo de los términos legales que puedes manejar con tu cliente. Ojo, no son todos, pero sí los más básicos:

A los costos presentados hay que agregar el 16% correspondiente al IVA.
Este punto usualmente se pone por separado ya que algunas empresas —especialmente las grandes—, se manejan por medio de presupuestos y de esa forma, el IVA se carga de forma diferente y no entra como parte de los gastos asignados a un proyecto.

La forma de pago es 50% de anticipo y 50% al término del proyecto.
Es muy importante que este punto le quede claro al cliente, algunas empresas calendarizan sus pagos y tienen plazos un poco largos y burocráticos para hacer los pagos. Debes estar dispuesto para negociar el pago del finiquito, ya que no es lo mismo presentar una factura que la fecha real de pago. En cuanto al anticipo siempre es importante, mínimo las primeras veces. Posteriormente, cuando ya trabajes con tu cliente de forma continua, puedes prescindir de este concepto y cobrar la totalidad al final, pero te repito, tiene que ver con la seriedad y formalidad de la relación.

Si ya quedaron de acuerdo en las fechas de pago, puedes incluir un porcentaje de penalización en caso de que el pago no se lleve a efecto. Recuerda que la mayoría de las empresas es uno quien solicita el trabajo y otro quien firma el cheque. Tus términos de cobro, al estar claros, te respaldan tanto a ti como a tu cliente directo en caso de algún retraso o situación indeseable fuera de las manos de ambos.

En caso de cancelación del proyecto por causas no imputables al diseñador o despacho, se cobrarán las fases realizadas hasta ese momento, así como una penalización del 20% por las que no se realizaron.
El el artículo «Cómo cotizar diseño, una guía básica» hablamos sobre la importancia de desglosar el proyecto por fases y asignarle un valor a cada una de ellas. De esta forma, si a la mitad del trabajo reducen el presupuesto y cancelan tu proyecto, puedes tener la certeza de cuantificar el trabajo que tienes realizado hasta ese momento, más una indemnización, ya que no es atribuible a tu persona o trabajo la cancelación.

En caso de tener que repetir alguna de las fases por cambios y circunstancias no atribuibles al diseñador o despacho, se volverán de cobrar de forma íntegra.
Este es otro caso muy común. Ya está prácticamente listo para producción, pero cuando se lo muestran al director de la compañía, pide que hagan cambios en los colores porque no le gustan, el cliente asume que están integrados como parte del trabajo, pero resulta que debes volver a empezar prácticamente desde cero. Por eso es importante no solo esta cláusula, sino también incluir dentro de las fases el número de rondas de correcciones que cliente puede realizar. De lo contrario, se debe cargar aparte.

Este presupuesto tiene una vigencia de un mes a partir de la fecha de envío.
Sé que puede resultar poco creíble, pero muchos proyectos de diseño se cotizan y se quedan en la congeladora hasta que existe el presupuesto o las condiciones para llevarlo a cabo. Quizá tres meses no impliquen un cambio en los costos, pero si te sacan un presupuesto que entregaste hace un año difícilmente podrás respetar los costos que pusiste en ese momento, especialmente si estás incluyendo insumos o servicios de terceros.

Este presupuesto no incluye imágenes, fotografías o ilustraciones. En caso de requerirse, serán presupuestadas en su oportunidad.
Si tienes un banco de imágenes seguramente estás pagando una gran cantidad por él. Hoy todos los clientes asumen que la inclusión de imágenes en un proyecto se da por defecto. No es así. Debes especificar en tu presupuesto si estás incluyendo imágenes de banco desde un principio. Si quieres cobrarlas por separado también debes ser claro al respecto. Lo malo es cuando tu cliente cree que el banco de imágenes sirve para encontrar a un esquimal en el Polo Norte, sosteniendo en su mano un detergente de la marca que quieres promocionar. Para ello, deberás recurrir a los servicios profesionales de un fotógrafo y si lo cotizaste confiado en que el banco de imágenes lo tendría, quizá debas poner dinero de tu bolsa para lograr la imagen.

Cuando incluyes tu banco de imágenes, es importante que le indiques al cliente de qué banco de trata, para limitar tu responsabilidad a las fotos que ellos tienen, y de igual forma, ser claro con el cliente que se trata de fotos no exclusivas y con caráctar legal de Royalty Free. Próximamente tocaremos ese escabroso tema de los derechos y uso de imágenes.

Las propuestas presentadas son propiedad del diseñador o despacho. Solo la propuesta aceptada pasará a propiedad del cliente una vez que haya finiquitado el pago del proyecto.
Una cosa es ser el autor intelectual de la obra (en este caso el diseño) y otra tener los derechos de explotación de la misma. Las propuestas que presentaste y no se quedaron seguirán siendo tuyas, a menos que el cliente las quiera y te pague por ellas.

Este presupuesto incluye la entrega de original mecánico para producción / publicación web / producto terminado etc., no incluye los archivos nativos, los cuales en caso de requerirse, se cobrarán por separado.
Son dos cosas diferentes. Muchas veces entregamos nuestros archivos nativos de forma inocente, y pueede provocar que en determinado caso el cliente realice modificaciones futuras u otros trabajos a partir del tuyo. Por eso debes ser claro que si el proyecto incluye la entrega de éstos, tiene un costo específico (que también puedes incluir como parte de tu diseño).

Existen algunos otros puntos importantes de acuerdo a la magnitud del proyecto, pero eso es harina de otro costal, tú solo asegúrate que tu cliente conozca estos puntos y esté de acuerdo con ellos a través de la firma del presupuesto. Esperamos estos consejos te ayuden y te den una mayor certeza cuando trabajas con clientes sin un contrato formal. Te invito a que participes compartiendo tus experiencias y que todos podamos crecer y fortalecer nuestro trabajo.